LEVÉES DE FONDS

Fonds à destination spéciale
ou fondation

Pratiques et gestion des sommes et sollicitations diverses
auprès des parents ou de dons de la communauté.

Les écoles disposent de mécanismes pour collecter et gérer des fonds complémentaires afin de soutenir des activités enrichissantes pour les élèves. Cependant, toute initiative de financement doit être transparente, légale et en accord avec la mission éducative de l’établissement, en évitant toute forme d’exploitation commerciale des élèves.

Fonds à destination spéciale

Le fonds à destination spéciale est un dispositif permettant aux conseils d’établissement de solliciter et recevoir des contributions financières sous forme de dons, subventions ou legs afin de soutenir financièrement diverses activités éducatives et extrascolaires. Ce fonds est distinct du budget de fonctionnement de l’établissement et doit être utilisé conformément à la mission éducative de l’école. Son administration est soumise à la surveillance du conseil, et le centre de services scolaire doit tenir pour ce fonds des livres et comptes séparés relatifs aux opérations s’y rapportant. De plus, à la demande du conseil, le centre de services scolaire doit lui permettre l’examen des dossiers du fonds et lui fournir tout compte.

Le fonds sert à financer des projets qui ne sont pas couverts par le financement gouvernemental, tels que :

L’embellissement des cours d’école.
L’organisation d’événements scolaires (fêtes, spectacles, voyages).
L’achat d’équipements sportifs ou de matériel pédagogique complémentaire.
Le financement de clubs scolaires (échecs, arts, etc.).
La mise en place de projets écologiques comme des potagers.

Le conseil d’établissement est l’unique entité habilité à gérer ce fonds et toute décision d’utilisation doit être adoptée par résolution.

Toutes les contributions ou dons effectuées par des tiers à l’établissement, quel que soit l’objectif, doivent être reçus par le conseil et versés dans le fonds à destination spéciale.

Rôle du Conseil d’établissement

Il est le seul habilité à solliciter et recevoir des contributions financières.
Il doit veiller à ce que ces contributions respectent la mission éducative de l’école.
Il assure la gestion transparente et rigoureuse du fonds à destination spéciale.

Formation obligatoire pour membres des CÉ :
Fiche # 22 : Fonds à destination spéciale.

Publicité et Contributions Financières à l’École

Les établissements scolaires peuvent recevoir des financements de partenaires privés, mais ces apports sont encadrés par des réglementations strictes, notamment :

La Loi sur l’instruction publique, qui interdit toute sollicitation commerciale auprès des élèves.
La Loi sur la protection du consommateur, qui interdit la publicité destinée aux enfants de moins de 13 ans.

Les conseils d’établissement doivent donc évaluer avec prudence les offres de partenariat financier et s’assurer qu’elles respectent les valeurs éducatives et les obligations légales. Les dons ne doivent en aucun cas conditionner l’accès à des produits ou services ni promouvoir des marques au sein de l’école. En cas de doute, il est recommandé de refuser toute contribution pouvant compromettre l’indépendance et les valeurs de l’école.

Fondation

Une fondation en milieu scolaire est une personne morale autonome et distincte de l’établissement scolaire. Elle doit avoir une mission définie, être gérée par un conseil d’administration, et respecter certaines obligations légales et fiscales.

Caractéristiques principales d’une fondation scolaire

Entité indépendante : Elle fonctionne séparément de l’école et du centre de services scolaire.
Conseil d’administration : Il est élu par l’assemblée générale des membres de la fondation.
Obligations légales et fiscales : Elle doit produire annuellement des déclarations et respecter les règlements fiscaux.
Autonomie financière : Les fonds collectés lui appartiennent et elle décide de leur utilisation, sans obligation de suivre les priorités du conseil d’établissement.
Relations avec l’école :
- Elle doit obtenir l’autorisation du conseil d’établissement pour organiser des activités impliquant les élèves ou utiliser les installations de l’école.
- Si elle veut porter le nom de l’école, l’autorisation du centre de services scolaire est nécessaire.

Risques et défis liés aux fondations scolaires

Il peut y avoir un manque de continuité lorsque les membres fondateurs quittent l’école, il peut être difficile d’assurer la relève.
Des conflits d’intérêts peuvent avoir lieu si des membres du personnel ou du conseil d’établissement siègent au conseil d’administration de la fondation.
Les sommes non utilisées par une fondation ne peuvent pas être simplement transférées à l’école.

En comparaison avec un fonds à destination spéciale, la fondation offre une autonomie accrue mais implique une gestion plus complexe et des responsabilités légales et fiscales.

Tableau comparatif : Fondation/Fonds à destination spéciale

	FONDATION	FONDS À DESTINATION SPÉCIALE
Cadre légal	Loi sur les compagnies, partie III	Loi sur l’instruction publique, article 94
Objet (Mission)	Une cause : par exemple, la persévérance scolaire	Il peut y avoir plusieurs projets dans un fonds à destination spéciale.
Reconnaissance légale	Charte et demande d’enregistrement. (Nécessite des frais à payer.) Entité légale distincte de l’école et de l’organisme scolaire Doit obtenir l’autorisation de l’organisme scolaire pour utiliser le nom de l’école pour faire de la sollicitation. Et même dans ce cas, la fondation demeure une entité distincte.	La LIP prévoit que dès qu’il y a une école ou une demande d’une école, l’organisme scolaire doit créer un FDS. Le FDS fait partie de l’organisme scolaire. Peut utiliser le nom de l’école sans autre autorisation.
Frais d’administration	Équipement, timbres, frais de déplacement, papeterie, frais juridiques, états financiers, tenue de livres, etc.	Aucun. Le CÉ a le droit de se réunir dans les locaux de l’école et il a le droit d’utiliser gratuitement les services de soutien administratif et les équipements de l’école selon les modalités établies par la direction de l’école.
Administration	Conseil d’administration élu par une assemblée générale des membres.	Le conseil d’établissement est seul décisionnel de l’affectation des sommes. Une résolution est essentielle pour autoriser les dépenses.
Enregistrement comme OSBL	Obligation de production annuelle de la déclamation des renseignements aux registres des entreprises. Frais d’enregistrement à débourser.	Aucune obligation
Enregistrement comme organisme de bienfaisance	Après avoir fait une demande d’enregistrement, pourra émettre des reçus pour don de charité.	Si l’organisme scolaire est enregistré, pourra émettre des reçus.
Tenue de livres	La fondation doit avoir une tenue de livres et des registres détaillés qui permettront aux autorités fiscales de vérifier les montants indiqués dans les déclarations annuelles. La fondation doit elle-même percevoir ses revenus et émettre les reçus pour dons de charité. Ces tâches ne peuvent pas être faites par l’organisme scolaire.	L’organisme scolaire tient pour chaque FDS, des livres et comptes séparés.
États financiers	Doivent être préparés annuellement et acheminer le cas échéant, aux autorités fiscales. Le cas échéant, l’inscription au fichier de la TPS et de la TVQ doit être faite.
Encadrements	La fondation n’est pas tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire et de l’école. Cependant l’organisme scolaire peut lorsqu’il autorise la fondation à utiliser le nom d’une école, prévoir le respect de ses encadrements.	L’école est tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire.
Responsabilités des administrateurs	Afin de bénéficier d’une protection, les administrateurs doivent doter la Fondation d’une police d’assurance responsabilité. (Frais)	Les membres du CÉ sont couverts par les assurances de l’organisme scolaire.
Opérations	Ouverture d’un compte de banque, émission des chèques ou transferts bancaires, dépôts, etc.	Tous ces aspects sont pris en charge par l’école, l’organisme scolaire.
Revenus d’intérêts	Après l’ouverture du compte de banque, la Fondation doit vérifier à quelles conditions et comment placer les sous.	L’organisme scolaire verse des intérêts, au moins une fois par année dans le FDS.
Propriétés du fonds	Tous les argents recueillis sont la propriété de la Fondation qui décide de son utilisation. De plus, un don peut être lié à une condition commerciale, ou être dirigé.	Tous les argents recueillis doivent être affectés à l’école et la surveillance du FDS est faite par le CÉ. C’est le CÉ qui décide de l’affectation des sommes. Aucune condition commerciale ne peut être rattachée à un don.
Archivage et conservation des documents	Les différents documents afférents à la tenue de livres doivent être conservés durant 7 ans.	L’organisme scolaire doit conserver pendant 7 ans tous les documents associés aux opérations financières de chaque FDS.
Problèmes éventuels de chacun des outils	La relève est difficile à assurer, car lorsque les enfants des membres fondateurs ont quitté l’école, souvent les fondations tombent. Il faut bien départager les activités de la fondation de celles de l’école. Il peut y avoir un problème de confusion entre l’école et la fondation, notamment lorsque la fondation s’éloigne de sa mission initiale. Le personnel de l’école et les membres du conseil d’établissement qui sont membres du conseil d’administration de la fondation peuvent facilement être en conflit d’intérêts. La fondation n’est pas tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire. Cependant, l’organisme scolaire peut lorsqu’il autorise la fondation à utiliser le nom d’une école, prévoir le respect de ses encadrements.	La relève est assurée par le mécanisme de composition du CÉ prévue à la LIP. Il peut sembler difficile d’obtenir des dons sans pouvoir utiliser l’expression : Fondation. Alors, il peut être utile d’utiliser l’expression : Campagne de financement - École XXXX

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Nous tenons à remercier la Table des secrétaires généraux de l’Estrie-Montérégie d’avoir autorisé l’utilisation du document Info-Flash : Fonds à destination spéciale et fondation, Année 4, no 1, qui a été révisé en janvier 2018.

LEXIQUE : Organisme scolaire ⇒ Commission scolaire ou centre de services scolaire, selon le cas.

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