Politique sur la protection
des renseignements personnels

Mise à jour au 18 septembre 2023

 

Introduction

Le Regroupement des comités de parents autonomes du Québec (RCPAQ) est une organisation sans but lucratif qui recueille et utilise des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont le RCPAQ les collecte, les utilise, les conserve,  les gère et les détruit. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont le RCPAQ traite leurs renseignements personnels. 

Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par le RCPAQ par un moyen technologique ou un service en ligne tiers.

Application et définitions

Cette politique s’applique au RCPAQ, incluant ses administrateurs, employés, consultants, collaborateurs et bénévoles. Les membres du personnel du RCPAQ ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

La politique s’applique au site internet principal du RCPAQ (rcpaq.org), ainsi qu’à tous autres sites ou sous-sites contrôlés et maintenus par le RCPAQ.

La politique vise tous les types de renseignements personnels, que ce soit les renseignements des personnes auquel le RCPAQ offre des services, ses consultants et collaborateurs, ses employés et bénévoles, ses membres ou toutes autres personnes, notamment les visiteurs de ses sites internet ou autres services en ligne utilisés par le RCPAQ.

Pour l’application de la présente politique, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse physique, de l’adresse courriel, de l’adresse IP, du numéro de téléphone, de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son genre, son origine ethnique, sa langue, ses opinions politiques, ses croyances religieuses, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone professionnel d’une personne. La collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction et la sécurité des données ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice de sa fonction au sein d’une entreprise ou à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi.

Collecte et utilisation

Dans le cadre de ses activités, le RCPAQ peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que le RCPAQ pourrait collecter, leur utilisation ou l’objectif visé ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués dans le tableau suivant.

 

Types

Utilisations

Moyens

Personne à qui le RCPAQ offre des services

Nom
Téléphone
Courriel
Adresse
École, Centre de service scolaire ou commission scolaire
Détail et contexte
Opinions

Gestion des relations avec la personne
Communication
Fourniture de services
Inscription à des événements organisés par le RCPAQ
Inscription à l’infolettre
Formation
Représentation
Consultation

Courriel
Téléphone
Messagerie instantanée
Formulaires
Questionnaires
Auprès de tiers

Candidats à l’emploi
Employés au RCPAQ
Administrateurs
Collaborateurs
Représentants des organisations membres 
Bénévoles

Nom
Téléphone
Courriel
Adresse
Renseignements bancaires
NAS
Date de naissance

Administration et gestion
Communication
Système de paie
Rapports fiscaux

Courriel
Téléphone
Messagerie instantanée
Formulaires
Questionnaires

Consultants
Pigistes

Nom
Téléphone
Courriel
Adresse
Renseignements bancaires

Administration et gestion
Communication
Paiement des factures

Courriel
Téléphone
Messagerie instantanée

Organisations membres

Nom
Téléphone
Courriel
Adresse
Centre de service scolaire ou commission scolaire
Opinions

Gestion des relations avec l’organisation
Stratégie
Communications
Diffusion
Consultation

Courriel
Téléphone
Messagerie instantanée
Formulaires
Questionnaires

Le RCPAQ informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

Consentement 

  • Le RCPAQ collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. 
  • Normalement, le RCPAQ doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, le RCPAQ peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci.

Collecte 

  • Le RCPAQ ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir un objectif précis.
  • Veuillez noter que le RCPAQ n’obtient pas de renseignements personnels concernant des personnes mineures directement de ces personnes mineures, mais plutôt d’un parent ou tuteur, avec leur consentement.
  • Le RCPAQ peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, le RCPAQ demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés au RCPAQ.

Dans certaines situations, le RCPAQ peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, le RCPAQ peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant recours à :

  • Google. Google dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
  • Meta. Meta dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
  • X Corp. X Corp. dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services du RCPAQ. Lorsque requis, le RCPAQ recueille le consentement de la personne, au moment opportun.

Témoins de connexion (cookies)

Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites internet contrôlés et maintenus par le RCPAQ peuvent utiliser des témoins de connexion notamment, mais non exclusivement :

  • Des témoins pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
  • Des témoins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.
  • Des témoins de session qui sont gardés temporairement en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
  • Des témoins persistants qui sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et qui sont récupérés lors des visites du site.

Il est possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé. Vous pouvez aussi modifier ou révoquer votre consentement à l’utilisation des témoins sur notre site web à tout moment en utilisant le bouton à cet effet situé en bas à gauche.

Utilisation

  • Le RCPAQ veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation.
  • Le RCPAQ ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées dans la présente politique ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que le RCPAQ veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée. Cependant, dans certains cas prévue par la loi, le RCPAQ peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne :
    • Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
    • Lorsqu’il est nécessaire de prévenir ou détecter une fraude;
    • Lorsqu’il est nécessaire d’évaluer ou d’améliorer des mesures de protection et de sécurité.

Communication 

  • Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, le RCPAQ obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. 
  • Des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, à un organisme public ou gouvernemental qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
  • Il est possible que les renseignements personnels détenus par le RCPAQ soient transférés à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque le RCPAQ a recours à des services en ligne dont les serveurs se situent hors Québec ou lorsque le RCPAQ fait affaire avec des sous-traitants situés à l’extérieur du Québec.

Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Ie RCPAQ ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Les renseignements personnels utilisés par Ie RCPAQ pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le RCPAQ s’assurera de les détruire ou de les rendre anonymes s’il doit les utiliser à des fins légitimes.

La destruction de renseignements par le RCPAQ doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.

Sécurité

Le RCPAQ s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. 

Le RCPAQ doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le RCPAQ et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander au RCPAQ quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes du RCPAQ qui y ont accès et leur durée de conservation.

Processus de traitement des plaintes 

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par le RCPAQ, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par le RCPAQ. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Le RCPAQ s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par le RCPAQ est conforme à la présente politique et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Le RCPAQ doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, le RCPAQ invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par le RCPAQ.

Responsabilité

De manière générale, le RCPAQ est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient.

Conformément à la législation, un responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ doit veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. 

Le responsable est chargé de la mettre en œuvre la présente politique et de s’assurer qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président du conseil d’administration du RCPAQ assure par intérim les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du RCPAQ, dont les coordonnées sont les suivantes, a été nommé par le conseil d’administration du RCPAQ  :

Sylvain Martel
1200, boulevard Saint-Martin Ouest, suite 130
Laval (Québec) H7S 2E4
smartel@rcpaq.org

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site internet du RCPAQ, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par le RCPAQ, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique peut également être diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Le RCPAQ doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.