Gestion des sommes

Fonds à destination spéciale ou fondation

Quoi choisir pour gérer les sommes provenant de sollicitations diverses auprès des parents
ou de dons de la communauté

Comment gérer efficacement, et en tout respect de la Loi sur l’instruction publique, les sous qui proviennent des parents et de la communauté ? Quelles sont les différences entre une « fondation » et le « fonds à destination spéciale » de chacune des écoles ?

Voilà donc les deux questions essentielles auxquelles nous tenterons de répondre par cet exercice comparatif de ces deux outils disponibles que sont la Fondation et le Fonds à destination spéciale : leurs coûts inhérents, leurs exigences légales propres, la protection qu’ils assurent, leur pérennité, etc.

Nous tenons à remercier la Table des secrétaires généraux de l’Estrie-Montérégie d’avoir autorisé l’utilisation du document Info-Flash : Fonds à destination spéciale et fondation, Année 4, no 1, qui a été révisé en janvier 2018.

Pour commencer

  • Chaque milieu doit faire l’état de ses besoins :
  • Pourquoi ramasser des sous ?
  • Qui sera sollicité ?
  • Comment se fera ce démarchage ?
  • Qui assurera les suivis nécessaires ?

Ensuite

Analyser les outils disponibles (Une fondation ? Le fonds à destination spéciale ?) pour conserver et distribuer adéquatement les sous ainsi amassés:

Finalement

Choisir l’outil qui répond bien aux besoins de son milieu ET qui est bien adapté pour ceux et celles qui devront l’utiliser.

 

Fondation
Cadre légal
Loi sur les compagnies, partie III
Objet (Mission)
Une cause : par exemple, la persévérance scolaire
Reconnaissance légale
Charte et demande d’enregistrement. (Nécessite des frais à payer.)

Entité légale distincte de l’école et de l’organisme scolaire

Doit obtenir l’autorisation de l’organisme scolaire pour utiliser le nom de l’école pour faire de la sollicitation. Et même dans ce cas, la fondation demeure une entité distincte.
Frais d’administration
Équipement, timbres, frais de déplacement, papeterie, frais juridiques, états financiers, tenue de livres, etc.
Administration
Conseil d’administration élu par une assemblée générale des membres.
Enregistrement comme OSBL
Obligation de production annuelle de la déclamation des renseignements aux registres des entreprises.

Frais d’enregistrement à débourser.
Enregistrement comme organisme de bienfaisance
Après avoir fait une demande d’enregistrement, pourra émettre des reçus pour don de charité.
Tenue de livres
La fondation doit avoir une tenue de livres et des registres détaillés qui permettront aux autorités fiscales de vérifier les montants indiqués dans les déclarations annuelles.

La fondation doit elle-même percevoir ses revenus et émettre les reçus pour dons de charité. Ces tâches ne peuvent pas être faites par l’organisme scolaire.
États financiers
Doivent être préparés annuellement et acheminer le cas échéant, aux autorités fiscales.

Le cas échéant, l’inscription au fichier de la TPS et de la TVQ doit être faite.
Encadrements
La fondation n’est pas tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire et de l’école.

Cependant l’organisme scolaire peut lorsqu’il autorise la fondation à utiliser le nom d’une école, prévoir le respect de ses encadrements.
Responsabilités des administrateurs
Afin de bénéficier d’une protection, les administrateurs doivent doter la Fondation d’une police d’assurance responsabilité. (Frais)
Opérations
Ouverture d’un compte de banque, émission des chèques ou transferts bancaires, dépôts, etc.,
Revenus d’intérêts
Après l’ouverture du compte de banque, la Fondation doit vérifier à quelles conditions et comment placer les sous.
Propriétés du fonds
Tous les argents recueillis sont la propriété de la Fondation qui décide de son utilisation.

De plus, un don peut être lié à une condition commerciale, ou être dirigé.
Archivage et conservation des documents
Les différents documents afférents à la tenue de livres doivent être conservés durant 7 ans.
Problèmes éventuels de chacun des outils
La relève est difficile à assurer, car lorsque les enfants des membres fondateurs ont quitté l’école, souvent les fondations tombent.

Il faut bien départager les activités de la fondation de celles de l’école.

Il peut y avoir un problème de confusion entre l’école et la fondation, notamment lorsque la fondation s’éloigne de sa mission initiale.

Le personnel de l’école et les membres du conseil d’établissement qui sont membres du conseil d’administration de la fondation peuvent facilement être en conflit d’intérêts.

La fondation n’est pas tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire. Cependant, l’organisme scolaire peut lorsqu’il autorise la fondation à utiliser le nom d’une école, prévoir le respect de ses encadrements.
Fonds à destination spéciale
Cadre légal
Loi sur l’instruction publique, article 94
Objet (Mission)
Il peut y avoir plusieurs projets dans un fonds à destination spéciale.
Reconnaissance légale
La LIP prévoit que dès qu’il y a une école ou une demande d’une école, l’organisme scolaire doit créer un FDS.

Le FDS fait partie de l’organisme scolaire.

Peut utiliser le nom de l’école sans autre autorisation.
Frais d’administration
Aucun. Le CÉ a le droit de se réunir dans les locaux de l’école et il a le droit d’utiliser gratuitement les services de soutien administratif et les équipements de l’école selon les modalités établies par la direction de l’école.
Administration
Le conseil d’établissement est seul décisionnel de l’affectation des sommes. Une résolution est essentielle pour autoriser les dépenses.
Enregistrement comme OSBL
Aucune obligation
Enregistrement comme organisme de bienfaisance
Si l’organisme scolaire est enregistré, pourra émettre des reçus.
Tenue de livres
L’organisme scolaire tient pour chaque FDS, des livres et comptes séparés.
États financiers
Un document est préparé par l’organisme scolaire afin que le CÉ puisse suivre l’évolution du FDS.

L’organisme scolaire est inscrit et fait les rapports exigés.
Encadrements
L’école est tenue de respecter les encadrements administratifs et pédagogiques de l’organisme scolaire.
Responsabilités des administrateurs
Les membres du CÉ sont couverts par les assurances de l’organisme scolaire.
Opérations
Tous ces aspects sont pris en charge par l’école, l’organisme scolaire.
Revenus d’intérêts
L’organisme scolaire verse des intérêts, au moins une fois par année dans le FDS.
Propriétés du fonds
Tous les argents recueillis doivent être affectés à l’école et la surveillance du FDS est faite par le CÉ. C’est le CÉ qui décide de l’affectation des sommes.

Aucune condition commerciale ne peut être rattachée à un don.
Archivage et conservation des documents
L’organisme scolaire doit conserver pendant 7 ans tous les documents associés aux opérations financières de chaque FDS.
Problèmes éventuels de chacun des outils
La relève est assurée par le mécanisme de composition du CÉ prévue à la LIP.

Il peut sembler difficile d’obtenir des dons sans pouvoir utiliser l’expression : Fondation.

Alors, il peut être utile d’utiliser l’expression : Campagne de financement - École XXXX

LEXIQUE : Organisme scolaire ⇒ Commission scolaire ou centre de services scolaire, selon le cas.

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