PRÉPARATION
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
DES PARENTS
GUIDE ET SUGGESTIONS
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
L’assemblée générale des parents d’élèves est un élément fondamental du fonctionnement d’une école. Elle joue plusieurs rôles cruciaux qui contribuent à établir un environnement scolaire épanouissant et stimulant pour nos enfants.
Information aux Parents
L’un des rôles principaux de l’assemblée générale est d’informer les parents. Des informations cruciales sur la vie de l’école permettant de mieux comprendre son fonctionnement.
Présentation des projets
L’assemblée générale est une occasion de présenter les projets et les initiatives que le conseil d’établissement prévoit mettre en œuvre pour l’année scolaire. Cette présentation informe les parents des objectifs et des moyens mis en place pour enrichir l’expérience éducative des élèves.
Formation de l’Organisme de Participation des Parents
Les parents peuvent décider lors de l’assemblée générale de former une Organisme de Participation des Parents (OPP). Cet organisme joue un rôle important en facilitant la communication entre les parents et l’école et en soutenant les projets scolaires. Une résolution doit être adoptée pour former l’OPP. Voici un exemple de cette résolution :
Il est proposé par nom du proposeur
Et appuyé par nom de l’apuyeur
QUE l’assemblée générale des parents de l’école nom de l’école forme l’OPP de l’école nom de l’école, bâtiment ou pavillon s’il y a lieu* qui acceptera les parents désirants s’y impliquer. Les membres devront élire une présidence pour un mandat à renouveler à chaque année.
*Alors qu’une école qui possède plus d’un pavillon ne peut avoir qu’un seul conseil d’établissement (CÉ), les parents peuvent décider d’y créer plusieurs organismes de participation des parents (OPP), un pour chacun de ses bâtiments. (LIP article 96.1)
Susciter des vocations
L’assemblée générale est aussi l’occasion d’encourager les parents à s’impliquer activement dans la vie de l’école. Que ce soit en siégeant sur le conseil d’établissement ou en joignant un des comités, en participant à des activités bénévoles, ou en apportant leur expertise, les parents sont invités à contribuer de manière significative au développement de l’école et à montrer aux élèves l’importance de l’engagement communautaire.
Rapport Annuel et reddition de Comptes
L’assemblée générale inclut la présentation du rapport annuel du Conseil d’établissement, où on fait le bilan de l’année écoulée. Ce rapport couvre les réussites, les défis, et les finances de l’école. Cette reddition de comptes est essentielle pour assurer la transparence et renforcer la confiance des parents dans la gestion de l’école.
Élection des Représentants
Un rôle clé de l’assemblée générale, est l’élection des représentants des parents au conseil d’établissement et au comité de parents. Ces représentants participent aux prises de décision et contribuent à améliorer les conditions d’apprentissage des élèves.
Obligation Légale
Enfin, l’assemblée générale répond à une obligation légale stipulée par l’article 47 de la Loi sur l’instruction publique. Cette obligation vise à garantir la participation active des parents dans le fonctionnement et la gestion des écoles.
PRÉPARATION
La préparation de l’assemblée générale des parents, effectuée à la fin de l’année scolaire précédente (mai/juin), est essentielle pour assurer son succès et son efficacité, pour maximiser la participation, améliorer son déroulement et jeter les bases d’une bonne communication entre l’école et les parents.
Évaluation de l’assemblée précédente
Analyser les points forts et les faiblesses de l’assemblée précédente permet d’identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Cela permet d’éviter les erreurs passées et poursuivre avec ce qui a bien fonctionné.
Attirer les parents
Une préparation minutieuse inclut des stratégies pour attirer un maximum de parents à l’assemblée. Plus la participation est élevée, plus les discussions et décisions sont représentatives des besoins et attentes de tous les élèves. Une lettre d’invitation moins formelle, plus amicale, avec une touche d’humour attirera l’attention.
Améliorer un aspect par année
En se concentrant sur l’amélioration d’un aspect spécifique chaque année, on favorise une évolution continue et mesurable. Et en l’annonçant dans la convocation, on attirera les parents.
Avoir un projet
Un projet à réaliser démontre le dynamisme et la vision de l’école, encourageant ainsi l’engagement des parents qui auront vraiment l’impression de contribuer à l’amélioration de la vie de l’école.
Rencontres préparatoires
Rencontrer la direction et les enseignants avant l’assemblée afin de s’assurer de leur appui ou de leur adhésion au projet et objectifs de l’année. Ces rencontres facilitent une communication cohérente et une présentation bien structurée.
Prévoir un plan d’action
Une ébauche de plan d’action pour le projet présenté rendra plus concret sa réalisation. On s’assure d’une meilleure compréhension des étapes à venir. On évite ainsi de susciter des attentes irréalistes.
CONVOCATION
La convocation de l’assemblée générale nécessite une planification minutieuse et une communication claire. En annonçant la date dès juin, en envoyant des rappels et en incluant un ordre du jour détaillé, on favorise une participation active et informée des parents.
Prévoir la Date
Choisir et annoncer la date de l’assemblée générale bien à l’avance, avant la fin de l’année scolaire précédente, permet aux parents de planifier leur participation. Il est préférable de fixée la date au plus tard le 20 septembre. De cette façon, on disposera de suffisamment de temps pour refaire une convocation dans un délai de 4 jours en cas de problème. L’assemblée générale doit se tenir au plus tard le 30 septembre.
Responsabilité de la présidence
La présidence du conseil d’établissement est responsable de la convocation de l’assemblée des parents.
Annonce en juin
Une première annonce en juin informe les parents de la date prévue et de l’importance de l’événement. Cette annonce initiale sert à sensibiliser et à mobiliser les parents dès la fin de l’année scolaire.
Convocation au moins 4 jours avant
Une convocation formelle doit être envoyée aux parents au moins quatre jours avant la date de l’assemblée générale. Cette convocation doit contenir tous les détails nécessaires pour assister de façon informée à la réunion.
Invitation en juin et convocation en août
Envoyer une invitation en juin et une convocation officielle en août permet de rappeler aux parents la date de l’assemblée et de maximiser la participation. L’invitation initiale sert à informer et à susciter de la curiosité, tandis que la convocation formelle confirme les détails pratiques.
L’ordre du jour
La convocation doit inclure un ordre du jour détaillé. Cela permet aux parents de savoir à l’avance les sujets qui seront abordés et de se préparer pour les discussions.
Exemple de convocation
Gabarit Word (.docx) pour vous aider dans la rédaction de votre convocation d’une assemblée générale des parents.
Exemple d'un ordre du jour
Gabarit Word (.docx) pour vous aider dans la rédaction de votre ordre du jour d’une assemblée générale des parents.
LOGISTIQUE
Organiser une assemblée générale des parents nécessite une logistique bien pensée pour garantir que tout se déroule sans accroc. Voici les points essentiels à prendre en compte pour assurer le succès de votre assemblée.
Salle
La première étape consiste à choisir une salle adaptée à la taille de l’assemblée. Il est important de prévoir un projecteur pour les présentations. Assurez-vous de faire un test technique avant l’événement pour éviter les surprises de dernière minute. La salle doit également être équipée de chaises confortables pour les adultes. Disposer les chaises de manière à favoriser une bonne visibilité et une participation active est essentiel.
Accueil
Il est recommandé de mobiliser une ou deux personnes pour l’accueil des parents. Elles doivent être bien informées et capables de répondre aux questions des participants. Un accueil chaleureux contribue à créer une ambiance conviviale dès le début de l’assemblée. Une feuille pour que les parents indiquent leur présence devrait être disponible à l’accueil.
Documents en nombre suffisant
Pour faciliter le bon déroulement de l’assemblée, il est important de préparer et de distribuer les documents nécessaires en nombre suffisant. Cela inclut l’ordre du jour et le procès-verbal de l’année précédente. Ces documents doivent être facilement accessibles pour tous les participants, soit en version papier, soit en version numérique, selon les préférences et les moyens disponibles.
Bulletins de vote
Il est indispensable de prévoir des bulletins de vote en nombre suffisant ainsi qu’une urne pour les recueillir. La procédure de vote doit être clairement expliquée aux participants pour assurer la transparence et l’efficacité du processus.
Breuvages
Prévoir des boissons et du café pour les participants est une attention qui sera certainement appréciée. Cela permet de créer une atmosphère détendue et conviviale. Pensez à disposer ces rafraîchissements dans un endroit accessible, et assurez-vous qu’ils restent disponibles tout au long de l’assemblée.
Animation conviviale
L’animation de l’assemblée doit être dynamique et engageante. Bien que l’assemblée générale soit une procédure bien encadrée et qui suit des protocoles établis, il est important de s’assurer que ce soit un moment agréable pour les participants.
Formulaire pour évaluation
À la fin de l’assemblée, distribuer un formulaire d’évaluation permet de recueillir les impressions et suggestions des participants. Ces retours sont précieux pour améliorer l’organisation des futures assemblées. Le formulaire peut être papier ou numérique, selon les préférences des participants.
En respectant ces points logistiques, l’assemblée générale des parents sera agréable et productive pour tous les participants. Une préparation minutieuse et une attention aux détails garantiront le succès de cet événement crucial pour les parents de l’école.
PRÉVOIR L’IMPRÉVISIBLE
Organiser une assemblée générale des parents nécessite non seulement une préparation minutieuse, mais aussi une anticipation des imprévus qui pourraient survenir.
Absence de la présidence
Il est crucial d’avoir un plan de secours en cas d’absence de la présidence. Si le président ou la présidente ne peut être présent(e), il est important de prévoir la nomination d’un président d’assemblée. Ce remplaçant doit être choisi à l’avance et être informé de ses responsabilités pour garantir la continuité de l’assemblée.
Absence d’un candidat
Si un parent désirant poser sa candidature ne peut assister à l’assemblée, il peut prévoir préparer une lettre ou une vidéo de présentation à l’avance. En cas d’absence, cette présentation peut être partagée avec les participants. Idéalement, ce parent devrait s’assurer de fournir une procuration à une autre personne pour représenter ses intérêts.
Date
Pour qu’il y ait un conseil d’établissement fonctionnel, il est essentiel qu’au moins 4 parents y soient élus. Pour pallier un manque de parents élus lors de l’assemblée, on pourra envoyer une nouvelle convocation avec un délai de quatre jours ouvrables. On devra s’assurer que tous les parents soient informés du changement. Utilisez divers moyens de communication (emails, messages téléphoniques, affiches à l’école) pour vous assurer que l’information soit bien reçue.
Procuration
Assurez-vous d’avoir une procuration de parents, conjoint(e) ou autres qui pourraient être déposées en cas de manques de candidatures pour combler les 4 postes minimaux.
Force majeure
En cas de force majeure, telle panne électrique ou situation d’urgence, il est important d’avoir prévu une date permettant de convoquer une nouvelle assemblée avec un délai de 4 jours ouvrables.