processus de désignation
membres parents au Conseil d’administration d’un CSS
Guide pour les modalités du Comité de parents
Le processus et les modalités présentés dans ce guide sont conformes à la Loi sur l’instruction publique (LIP) et au Règlement sur la désignation des membres du conseil d’administration des centres de services scolaires francophones(RLRQ, c. I-13.3, r. 5.1). Ils ont été validés à la fois par le ministère de l’Éducation (MEQ) et par plusieurs secrétaires généraux de centres de services scolaires (CSS).
Conseil d’administration d’un CSS
Depuis 2020, les centres de services scolaires sont administrés par un conseil d’administration composé de quinze membres. Ce modèle a remplacé les anciennes commissions scolaires et leurs élections publiques. Le conseil réunit des parents, des membres du personnel scolaire et des membres de la communauté, formant une gouvernance locale encadrée par la LIP.
Le conseil d’administration comprend :
- cinq parents d’élèves fréquentant une école du CSS, choisis parmi les membres du comité de parents ;
- cinq membres du personnel (enseignant, professionnel, soutien, direction ou encadrement) ;
- cinq membres de la communauté provenant de divers milieux (culture, affaires, municipal, communautaire, etc.).
Les mandats sont d’une durée de trois ans, renouvelés de manière échelonnée (deux ou trois membres par catégorie à la fois). Le président et le vice-président du CA sont choisis parmi les parents membres.
Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés, mais ont droit à une allocation de présence et au remboursement des frais raisonnables engagés dans l’exercice de leurs fonctions, selon les normes fixées par le gouvernement.
Parents membres du CA
Les cinq parents membres sont désignés par le comité de parents du centre de services scolaire. Le territoire du CSS est divisé en cinq districts par la direction générale, conformément au règlement et en concertation avec le comité de parents. Ce découpage a une fonction strictement géographique : il vise à assurer une répartition équilibrée des parents sur le territoire.
La désignation d’un parent au conseil d’administration n’est pas une élection. Contrairement à un processus électoral, il ne s’agit pas d’un scrutin visant à représenter un groupe ou une circonscription, mais d’un choix effectué par le comité de parents. Une fois désigné, le parent ne représente pas le comité de parents, ni son district, ni les parents d’élèves des écoles de ce district. Il agit strictement à titre individuel, comme administrateur du centre de services scolaire.
Conditions d’admissibilité
Pour poser sa candidature, un parent doit :
- avoir un enfant inscrit dans une école du CSS ;
- être membre du comité de parents (y compris le représentant du CCSEHDAA au sein du CP) ;
- ne pas être employé par le CSS ;
- et répondre aux conditions générales prévues par la Loi, soit :
- être citoyen canadien, âgé d’au moins 18 ans et apte à exercer ses droits civiques ;
- ne pas être inéligible selon les règles prévues pour les élections scolaires et ne pas avoir été reconnu coupable, dans les cinq dernières années, d’une infraction liée à une fraude électorale ;
- ne pas siéger ni être candidat au conseil d’administration d’un autre centre de services scolaire.
Un parent peut renouveler son mandat même s’il ne siège plus au comité de parents, à condition qu’un de ses enfants fréquente encore l’école qu’il représentait lors de sa première désignation. Les parents membres du CA peuvent aussi, s’ils le souhaitent, quitter leur poste au comité de parents ou à leur conseil d’établissement, leur mandat au CA étant distinct et autonome.
Candidatures
Le processus de désignation se tient habituellement au printemps, afin que les nouveaux membres entrent en fonction le 1er juillet. Le comité de parents, en collaboration avec le CSS, diffuse un appel de candidatures pour les districts où un poste est à pourvoir au plus tard le 15 avril.
Chaque parent intéressé doit déposer sa candidature écrite au plus tard le 1er mai de l’année scolaire en cours, en remplissant un formulaire comportant les éléments suivants :
- son nom et ses coordonnées ;
- le poste visé ;
- une attestation qu’il remplit les conditions requises ;
- et, au besoin, une courte motivation.
Si aucune candidature n’est reçue dans un district, le comité procède à un second appel. Celui-ci s’adresse à tout parent siégeant au conseil d’établissement d’une école située dans le district concerné. Une candidature répondant aux conditions du premier appel (membre du CP) demeure toutefois prioritaire sur celles du second appel.
Tout le processus de désignation doit être complété au plus tard le 1er juin de l’année scolaire en cours.
Modalités de désignation
Chaque comité de parents détermine ses propres modalités de désignation, dans le respect de la Loi et du règlement. Ces modalités ne peuvent pas ajouter de critères personnels supplémentaires à ceux prévus par les textes officiels.
Le comité de parents devrait réviser ses modalités chaque année, avant le 15 avril, afin de s’assurer qu’elles demeurent claires, à jour et adaptées à son fonctionnement. Elles doivent aussi être publiquement accessibles, pour assurer la transparence du processus.
Lors de la séance prévue pour la désignation, le comité de parents s’assure que toutes les candidatures reçues soient conformes et valides. Le CP peut aussi décider de permettre aux candidats de se présenter brièvement aux membres et répondre à quelques questions.
La plupart des CP optent pour un vote afin de choisir le candidat à désigner, mais comme ce n’est pas une élection, ce n’est pas obligatoire d’être un processus par vote. Les désignations pourraient s’articuler autour de délibérations, d’une délégation à un sous-comité, voire même d’un tirage au sort. Tout est possible, mais le vote est un processus connu, équitable et facilement applicable dans un CP. Il peut être un vote à main levée ou un vote secret, à majorité simple ou majorité absolue.
Le candidat qui obtient la majorité des voix exprimées devient le parent désigné pour son district. En cas d’égalité, un second tour de vote ou un tirage au sort peut être tenu. Si aucun parent n’est désigné à l’issue du processus, le poste demeure vacant jusqu’à ce qu’il soit pourvu, conformément à la Loi.
S’il n’y a qu’une seule candidature pour un district, le comité de parents peut choisir d’accepter cette désignation automatiquement, ou encore de tenir un vote de confirmation de la désignation.
Communication des résultats
Une fois les parents désignés, le comité de parents adopte une résolution confirmant les résultats et transmet un avis officiel à la direction générale du CSS, accompagné des formulaires de candidature.
Le directeur général s’assure que les désignations ont été faites dans les délais et selon les règles prévues. Il transmet ensuite au ministère de l’Éducation la liste des parents désignés et le CSS publie cette liste sur son site Web, comme l’exige la Loi.
Les parents membres du conseil d’administration entrent officiellement en fonction le 1er juillet suivant leur désignation, pour un mandat de trois ans.
Découpe du territoire du CSS en districts
La direction générale s’assure du découpage adéquat du territoire du CSS en 5 districts et en informe le CP.
En cas de modifications des districts, elle consulte le CP qui a 15 jours pour soumettre son avis.
Révision du processus
Le CP révise annuellement les modalités de désignation des membres parents avant l’envoi des avis de désignation. Le CP peut demander l’avis de la direction générale sur ses modalités.
Avis de désignation
Publication par la direction générale d’un avis de désignation et du formulaire de mise en candidature et distribution à tous les membres du comité de parents.
Mise en candidature
Transmission des formulaires de parents membres du comité de parents intéressés de poser leur candidature au responsable du processus de désignation du CP ou, à défaut, au président du CP.
2e appel de candidature
Lorsqu’aucun candidat ne s’est présenté dans un district, le CP lance un nouvel appel de candidatures pour ce district. Le nouvel appel de candidature inclus les parents qui siègent sur les CÉ et doit se terminer de manière à permettre une désignation au plus tard le 1 juin.
Séance du CP
Désignation des membres parents au CA selon les modalités prévues par le CP. Le comité de parents s’assure que toutes les candidatures reçues soient conformes et valides.
Communication des résultats
EXEMPLE DE MODALITÉS LORS DU PROCESSUS DE DÉSIGNATION DES MEMBRES PARENTS D’UN CA DE CSS
Peut être utilisé par le comité de parent comme base de discussion dans la décision de ses propres modalités, comme prévu par le Règlement.
- Dispositions générales
- La désignation des parents membres du CA se fait en conformité des résultats par vote secret des représentants, lors d’une séance du CP convoquée entre le 1er mai et le 1er juin, dont le sujet est inscrit à l’ordre du jour.
- Préalablement à la séance où se tiendra la désignation, le membre du CP désigné à cette fin ou le président du CP atteste de la conformité et recevabilité de chacune des candidatures et fait préparer des bulletins de vote.
- Les bulletins de vote doivent inclure les noms de chacun des candidats, pour chaque district où un parent doit être désigné.
- Dans le cas d’une candidature unique pour un district donné, le bulletin de vote doit indiquer, pour ce district, le nom du candidat unique ainsi que les choix « pour » et « contre ».
- Une liste des candidats accompagnée des formulaires complétés pour chaque district doit être distribuée aux membres du CP préalablement à la séance où se tiendra la désignation. Lorsque possible, cette liste des candidats doit être affichée durant toute la procédure du vote, incluant la présentation des candidats.
- Lors de la séance où se tient la désignation, les membres du CP nomment un président de vote, un secrétaire et deux scrutateurs. Ces personnes ne peuvent être des candidats et, si la situation le permet, il faut favoriser des personnes qui ne sont pas des membres du CP.
- Procédure de vote secret
- Pour chaque district, le président de vote nomme les mises en candidature reçues par ordre alphabétique de nom de famille et donne la parole à ces candidats pour un temps précis, déterminé séance tenante et égal pour tous.
- Les bulletins de vote sont ensuite rendus accessibles aux membres du CP.
- Chaque membre du CP a un droit de vote distinct pour chaque poste de représentant au CP qu’il occupe. Il peut donc cumuler plusieurs votes. Les substituts ne peuvent voter qu’en lieu et place du représentant qu’ils remplacent, si celui-ci est absent de la séance.
- Les membres votent, selon les choix affichés sur le bulletin.
- Le décompte des bulletins de vote de chaque district est fait et les résultats sont annoncés au CP.
- Le candidat ayant reçu la majorité des votes exprimés pour un district donné est le parent désigné pour ce district. Pour être désigné, un candidat unique doit recevoir une majorité de votes favorables (« pour »).
- Dans le cas d’une égalité entre les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes pour un district, un deuxième tour de vote est tenu exclusivement entre ces candidats à égalité selon la même procédure.
- Si à la suite du vote, il est impossible de désigner une personne dans un district donné, le président du CP en informe la direction générale.
- Avis à la direction générale (DG)
- Un avis contenant le nom des personnes désignées pour chaque district est adopté par le CP, selon les procédures usuelles telles que prescrites par les règles de fonctionnement du CP.
- Le président du CP transmet, dans les plus brefs délais, l’avis au DG en y joignant les formulaires de mise en candidature des parents désignés par le CP.
- Absence de candidature au 1er mai
- Dans le cas où personne n’a déposé sa candidature dans un district donné au 1er mai, un nouvel appel de candidatures est fait.
- Le nouvel appel de candidatures est considéré comme lancé à compter du 2 mai et les renseignements, ainsi que le formulaire sont expédiés une deuxième fois à tous les membres du CP ainsi qu’aux parents siégeant sur des conseils d’établissement des districts où les postes sont à combler.
- La période de candidature se termine à 17h, la journée de la séance pendant laquelle est prévue la désignation des membres parents.
- La présidence s’assure d’avoir reçu toutes les candidatures à l’ouverture de la séance.
- On procède à la désignation selon les modalités prévues ci-haut, en effectuant les adaptations nécessaires.