GUIDE
RÉDACTION
DES PROCÈS-VERBAUX
conseils d’établissement et comités de parents
Le présent guide est largement inspiré d’un document produit par le Centre de services scolaire Marie-Victorin qui a gracieusement accepté que nous l’adaptions au bénéfice des parents engagés du Québec.
GUIDE CONCERNANT LA RÉDACTION DES PROCÈS-VERBAUX DES SÉANCES
DES CONSEILS D’ÉTABLISSEMENT ET DES COMITÉS DE PARENTS
Le présent guide est destiné particulièrement au secrétaire, qui est chargé de la rédaction des procès-verbaux. Il propose des conseils de rédaction d’un procès-verbal, ainsi que des exemples d’éléments de procès-verbal.
Tout d’abord, soulignons qu’un procès-verbal est un document accessible au public. Il consiste en un rapport des actes du conseil d’établissement ou du comité de parents, mais n’est pas un compte-rendu de tout ce qui est dit et fait lors d’une séance du conseil d’établissement. Son contenu doit donc être exact, objectif et succinct.
Le procès-verbal n’a généralement pas à identifier quel membre a exprimé telle ou telle opinion. Lorsqu’il est utile de conserver l’essentiel d’une discussion, il est préférable d’en résumer les principaux éléments de manière neutre et impersonnelle. L’objectif est de rendre compte des travaux et des décisions de l’instance, et non de reproduire les échanges.
Par ailleurs, lors de la rédaction du projet de procès-verbal, le secrétaire devra prendre soin de ne pas faire mention de renseignements personnels concernant des individus (voir encadré), puisque ces renseignements sont confidentiels au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (LADOP).
Qui rédige et conserve le procès-verbal ?
Au conseil d’établissement, la Loi sur l’instruction publique confie à la direction la responsabilité de tenir le registre des procès-verbaux. La direction peut toutefois désigner une autre personne pour accomplir cette tâche. Jusqu’à son approbation par le conseil, le procès-verbal demeure un projet. Une fois approuvé, il est signé par la personne qui préside et contresigné par la direction ou la personne qu’elle a désignée.
La LIP permet au comité de parents d’établir ses propres règles de régie interne, mais ne reproduit pas pour lui le mécanisme précis de l’article 69 au sujet des PV, applicable au CÉ.
Renseignements personnels
Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l’identifier. Le nom d’une personne physique n’est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne (art. 54 et 56, LADOP).
Attention !
Les termes « adopter » et « adoption » sont utilisés dans le présent document afin d’en simplifier la lecture. Il faut toujours se référer à la Loi sur l’instruction publique pour connaître l’étendue du pouvoir du conseil d’établissement et du comité de parents (ex : adoption, approbation, information, consultation).
ÉLÉMENTS RÉCURRENTS D’UN PROCÈS-VERBAL
Certains éléments sont immanquablement présents dans le procès-verbal d’une séance d’un conseil d’établissement. Ces éléments sont notamment les suivants :
- Le nom de l’instance (ex: Conseil d’établissement de [nom de l’établissement]);
- La date de la séance;
- Le titre du document (ex: Procès-verbal de la séance du conseil d’établissement de tenue le [date], à [lieu], situé au [adresse]);
- La présence et l’absence des membres, avec leur fonction ou la catégorie qu’ils représentent, afin notamment de permettre de déterminer le quorum;
- La présence de personnes invitées par le conseil d’établissement ou le comité de parents, le cas échéant (ex: personne-ressource pour un dossier spécifique);
- L’heure d’ouverture de la séance et le nom de la personne qui la préside;
- L’ordre du jour et son adoption (voir encadré);
- L’approbation du procès-verbal de la séance précédente et le traitement de ses suivis;
- La période de questions du public, le cas échéant;
- Les points à traiter à l’ordre du jour tel qu’adopté;
- Les numéros des résolutions;
- L’heure de la clôture ou de l’ajournement de la séance;
- La date, l’heure et le lieu de la prochaine séance, lorsqu’ils sont connus
- La signature du président de la séance et, selon le cas, du secrétaire ou du directeur d’établissement (ou la personne qu’il a désignée à cette fin).
AUTRES ÉLÉMENTS D’UN PROCÈS VERBAL
Certains éléments d’un procès-verbal requièrent une attention particulière. Voici certains conseils de rédaction et propositions de formulation.
Les points et les titres
L’ordre du jour d’une séance du conseil d’établissement contient la liste des points à traiter.
Après l’adoption de l’ordre du jour, la séance se déroule selon l’ordre établi et des résolutions peuvent être prises, en fonction du pouvoir attribué au conseil d’établissement ou au comité de parents par la Loi sur l’instruction publique (ex : adoption, approbation, information, consultation).
Toute résolution correspond à un point à l’ordre du jour et doit porter un titre. Idéalement, les mêmes termes devraient être utilisés pour le point à l’ordre du jour et la résolution correspondante, ce qui permet de bien faire le lien entre l’ordre du jour et la résolution adoptée.
Quorum et vote au conseil d’établissement
Au conseil d’établissement, le quorum est constitué de la majorité des membres en poste, dont au moins la moitié des représentants des parents. Le procès-verbal doit donc permettre de vérifier clairement qui était présent ou absent au moment de la séance.
Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres présents ayant droit de vote. En cas de partage, la personne qui préside dispose d’une voix prépondérante. Le procès-verbal doit indiquer le résultat de la décision, par exemple si une proposition est adoptée à l’unanimité ou à la majorité. Selon les règles de régie interne de l’instance, il peut aussi préciser le nombre de voix pour et contre. Lorsqu’un membre demande que sa dissidence soit consignée au procès-verbal, celle-ci devrait également y être inscrite.
Les documents présentés ou déposés
Lorsqu’un document est présenté ou déposé au cours d’une séance, il n’est généralement pas nécessaire d’en reproduire ou d’en résumer tout le contenu dans le procès-verbal. Il suffit de l’identifier clairement et d’indiquer, lorsque pertinent, qu’il a été présenté ou déposé aux membres.
Le document peut être joint au procès-verbal ou conservé avec les documents de la séance lorsque cela est utile. Il faut toutefois éviter de rendre publics, avec le procès-verbal, des documents contenant des renseignements personnels ou confidentiels.
La période de questions du public
Au même titre que le procès-verbal en tant que tel, les notes prises lors de la période de questions du public doivent être objectives, concises et ne pas fournir de renseignements personnels par rapport à la personne qui s’adresse aux membres du conseil d’établissement.
Le numéro de résolution
Afin de faciliter le repérage et la chronologie des résolutions, il est judicieux d’attribuer un numéro à chaque résolution du conseil d’établissement.Ce numéro est généralement placé dans la marge de gauche et contient le chiffre de la résolution, les initiales du comité et l’année de référence : « 01-CP-2021-2022 ».
Exemple de question du public :
Un parent demande aux membres du conseil d’établissement où en est rendu le projet de réfection de la cour d’école.
La présidence du conseil d’établissement invite la direction de l’école à répondre à cette question.
La direction d’école présente l’état d’avancement du projet.
Les « considérant » d’une résolution
Les « considérant que ou attendu que » permettent de mettre la résolution en contexte, tant sur le plan des faits que des obligations légales. Ils représentent les éléments qui constituent le raisonnement du conseil d’établissement ou du comité de parents dans sa prise de décision.
Une même résolution peut contenir un ou plusieurs « considérant que ou attendu que » et il est suggéré de se limiter à une idée par « considérant ou attendu ». Une rédaction en termes clairs est à privilégier.
Voici un exemple de considérAnt :
CONSIDÉRANT que le conseil d’établissement, en vertu de l’article 90 de la Loi sur l’instruction publique, peut organiser des services éducatifs autres que ceux qui sont prévus par le régime pédagogique, y compris des services d’enseignement en dehors des périodes d’enseignement pendant les jours de classe prévus au calendrier scolaire ou en dehors des jours de classe, et des services à des fins sociales, culturelles ou sportives;
CONSIDÉRANT que le conseil d’établissement peut aussi permettre que d’autres personnes ou organismes organisent de tels services dans les locaux de l’école;
CONSIDÉRANT que le sondage effectué auprès des parents de l’école et des membres de la communauté a révélé le besoin de cours de musique chez les enfants du quartier entourant l’école;
CONSIDÉRANT la proposition de services de mesdames A et B, respectivement professeures de piano et de violon;
La proposition
La proposition est nécessaire dans tous les cas où l’adoption d’une résolution par le conseil d’établissement ou le comité de parents est requise. La proposition n’a pas à être appuyée par un second membre, sauf si les règles de régie interne le prévoient.
Lorsqu’une proposition est rédigée ou modifiée pendant la séance, son texte complet devrait être clairement formulé et lu avant le vote. Autrement, on risque de voter sur une intention générale et de découvrir seulement après coup la formulation précise inscrite au procès-verbal.
On pourra noter la proposition de la manière suivante :
IL EST PROPOSÉ PAR monsieur C :
QUE mesdames A et B puissent donner des cours de piano et de musique aux enfants du quartier;
QUE ces cours aient lieu le jeudi soir dans les locaux de l’école.
Le vote
Tout membre peut demander à ce qu’une proposition soit soumise au vote. Il est alors important d’indiquer le résultat du vote au procès-verbal, afin de pallier à une éventuelle contestation de la résolution.
Une abstention n’est ni un vote pour, ni un vote contre et n’est donc pas considérée dans la détermination de la majorité.
Si la résolution est adoptée à l’unanimité, avec ou sans la tenue d’un vote, on indiquera simplement « Adoptée unanimement », sans le compte des voix.
Par exemple :
Pour : [nombre de voix]
Contre : [nombre de voix]
Abstention (s) : [nombre de voix]
Adoptée majoritairement / Rejetée
La modification d’une proposition de résolution en cours de rencontre (amendement de proposition)
Il est parfois utile de modifier une proposition de résolution en cours de rencontre, lorsque les membres du conseil d’établissement discutent de la proposition. Une telle modification doit être elle-même proposée par un membre et précisée au procès-verbal.
Par exemple :
IL EST PROPOSÉ PAR monsieur E :
QUE la proposition principale soit amendée en ajoutant le considérant suivant :
CONSIDÉRANT que le fait d’offrir des cours de piano et de violon aux enfants du quartier rejoint le thème principal du projet éducatif de l’école, à savoir Une école et un quartier en harmonie;
Amendement d’une résolution adoptée lors d’une rencontre antérieure
Une résolution adoptée dans le cadre d’une rencontre antérieure du conseil d’établissement peut aussi être amendée. Cet amendement devra être adopté par le biais d’une nouvelle résolution.
Il est important de noter que le procès-verbal contenant la résolution initiale devra être annoté en conséquence pour référer à la résolution d’amendement.
On pourra procéder ainsi :
IL EST PROPOSÉ PAR monsieur E :
QUE la résolution 44-CE-2018-2019, adoptée lors de la séance ordinaire du conseil d’établissement de l’école Pierre-d’Iberville du mardi 21 février 2019, soit amendée de la manière suivante :
QUE le budget pour le projet de réfection du parc-école soit augmenté de 44 000 $ à 55 000 $;
Le report d’un point
Il arrive qu’un point de l’ordre du jour soit reporté pour être traité lors d’une séance ultérieure du conseil d’établissement. On inscrira alors sous le titre du point : « Le sujet est reporté à une séance ultérieure du conseil d’établissement. »
Le huis clos
Les séances d’un conseil d’établissement sont publiques. Toutefois, le conseil d’établissement peut décréter le huis clos pour étudier tout sujet qui peut causer préjudice à une personne. On inscrira alors sous le titre du point : « Le conseil décrète le huis clos à [heure]. »
Lorsque le conseil d’établissement met fin à la période de huis clos, on inscrit ce qui suit au procès-verbal : « Le conseil d’établissement met fin au huis clos à [heure]. »
L’ajournement
Si des points de l’ordre du jour restent à être traités et que la séance doit néanmoins être levée, on indiquera : « La séance est ajournée au [date et heure]. »
Le procès-verbal de la séance ajournée fait partie du procès-verbal de la séance initiale et est noté à la suite de celui-ci. On en notera le titre de la manière suivante : « Séance ajournée tenue le [date] à [heure] ».
Il faudra ensuite consigner de nouveau les présences, les absences, l’ouverture de la séance, les points de l’ordre du jour en suspens, le traitement de ces points, sans oublier la clôture de la séance et les signatures.
La clôture de la séance
Il n’est pas nécessaire d’adopter une résolution pour mettre fin à la séance du conseil d’établissement et ce, bien que plusieurs conseils d’établissements ou comités de parents fonctionnent de cette manière.
On pourra alors noter simplement : « L’ordre du jour étant épuisé, la séance prend fin à [heure]. »
L’approbation du procès-verbal au conseil d’établissement
Le procès-verbal demeure un projet tant qu’il n’a pas été approuvé par le conseil d’établissement. La Loi sur l’instruction publique prévoit qu’il est lu et approuvé au début de la séance suivante. Le conseil peut toutefois en dispenser la lecture si une copie a été remise à chacun des membres présents au moins six heures avant le début de la séance.
Une fois approuvé, le procès-verbal est consigné dans le registre prévu à cette fin. Ce registre est public.
Signatures et paraphes
Au conseil d’établissement, une fois le procès-verbal approuvé, il est signé par la personne qui préside la séance et contresigné par la direction de l’établissement ou par la personne qu’elle a désignée à cette fin.
Au comité de parents, les modalités relatives à la signature des procès-verbaux relèvent de ses règles de régie interne. Il convient donc de s’y référer pour déterminer les personnes qui doivent signer le procès-verbal.
Le paraphe de chacune des pages peut constituer une mesure supplémentaire permettant d’assurer l’intégrité du document, mais il n’est pas exigé par la Loi sur l’instruction publique.