La présidence du CÉ doit préparer l’Assemblée générale des parents, en collaboration avec la direction. La convocation doit être transmise au moins quatre jours avant la tenue de l’assemblée. (Art. 47)

Consultez notre guide de préparation de l’AGA pour des exemples de lettre de convocation, d’ordre du jour ainsi que des trucs et suggestions afin que tout se passe bien.

L’élection des représentants, des membres substituts et du représentant au comité de parents et de son substitut se font lors de cette assemblée.  (Art. 47)

L’assemblée est aussi l’occasion pour la direction de l’école de transmettre de l’information aux parents et à la communauté concernant les services offerts par l’établissement

et leur qualité (Art. 83), notamment sur :

• les services éducatifs et les services extrascolaires offerts ;
• le contenu du projet éducatif et son évaluation ;
• l’évaluation des résultats au regard de la lutte contre l’intimidation et la violence.

Il est important pour le CÉ ou la direction de l’école de transmettre à la personne responsable de l’organisation de l’assemblée générale du comité de parents (CP) l’identification et les coordonnées du représentant au CP et de son substitut. L’administration du CSS ou de la CS peut certainement être utile pour soutenir le CP dans cet exercice.

C’est aussi lors de l’assemblée générale des parents de l’école qu’on décidera si oui ou non, les parents désirent former un organisme de participation parentale (OPP). Légalement, c’est la seule occasion que les parents ont de former officiellement un OPP. (Art. 96)

Lors de la première séance du CÉ, la présidence et de la vice-présidence sont choisies parmi les représentants des parents qui ne sont pas membres du personnel du centre de services scolaire. (Art. 56).

On peut aussi procéder à la nomination d’un ou deux représentants de la communauté qui siègeront au CÉ, mais sans droit de vote (Art. 42).

Tous les membres du CÉ doivent faire, si leur situation le demande, une dénonciation d’intérêts par écrit à la direction. Cette obligation est applicable tout au long de l’année, notamment lorsque la situation du membre change (Art. 70).

C’est à cette séance que le CÉ établit ou reconduit ses règles de régie interne (Art. 67). Les règles de régie interne peuvent être reconduites de façon automatique d’année en année, selon les dispositions qu’elles contiennent et elles peuvent être généralement modifiées en tout temps durant l’année. Nous offrons un gabarit de règles de régie interne de CÉ pour vous aider dans leur établissement.

Chaque membre du conseil d’établissement doit obligatoirement suivre une formation (art. 56 et art. 459.5). 

Notre guide contenant des trucs et astuces et des pistes de réflexion peut vous aider à bien suivre cette formation. Notre présentation vidéo commentée du cahier du membre peut aussi vous aider à vous orienter dans cette formation.

Ce Cahier s’adressant aux membres et à la direction d’établissement est un bon point de départ pour comprendre les rôles et responsabilités de chacun dans un CÉ. 

Les fiches 1 à 4 sur la composition, la formation et le fonctionnement d’un CÉ sont aussi essentielles à ce stade-ci pour un parent engagé dans son conseil d’établissement.

• Fiche 1 : Composition d’un conseil d’établissement
• Fiche 2 : Formation d’un conseil d’établissement
• Fiche 3 : Fonctionnement d’un conseil d’établissement
• Fiche 4 : Verbes utilisés (adopter, approuver, consulter, informer, etc.)

Il est suggéré de s’entendre au sein du CÉ, dès la première séance, sur les modalités de suivi de la formation obligatoire.

Formation d’un comité de parents du service de garde si des parents en font la demande au conseil d’établissement. Cette demande peut se faire tout au long de l’année, mais il est préférable de le faire en début d’année. (Art. 256)

Les parents dont l’enfant a un plan d’intervention recevront une invitation à participer au Comité consultatif des services aux élèves handicapés et aux élèves en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage (CCSEHDAA) du centre de services scolaire. 

Les parents siègent au CCSEHDAA avec des représentants des enseignants, des professionnels, des directions d’établissement, du personnel de soutien et des organismes extérieurs qui dispensent des services aux élèves HDAA. (art. 185)

Un des parents de ce comité sera désigné comme représentant du CCSEHDAA au comité de parents. (art. 189)

Documents en bref: vue d’ensemble pour les élèves HDAA

Lorsque toutes les assemblées générales des parents des écoles sont faites (avant le 30 septembre), c’est le moment pour la présidence sortante du comité de parents de préparer l’assemblée générale annuelle pour les représentants et l’élection de l’exécutif et de divers délégués. 

Le plus important à ce stade-ci est de s’assurer d’avoir en main les coordonnées de tous les parents qui ont été élus comme représentants des parents dans leurs écoles afin de pouvoir les convoquer en bonne et dûe forme. 

Il est possible que des écoles n’aient pas élu de parent comme représentant au CP, mais il est préférable de s’en assurer plutôt que de supposer que ce soit le cas.

Rapport de la direction sur les résultats scolaires de l’année précédente et sur les priorités de l’année en cours. 

Présentation et suivi du Projet éducatif ou actualisation, au besoin. 

Le projet éducatif est un document de référence qui définit la mission, les valeurs, et les orientations spécifiques de l’établissement. Il est unique à chaque école et il exprime les objectifs et les priorités éducatives pour répondre aux besoins des élèves et du milieu.

Fiche 5 : Le projet éducatif
Projet éducatif : site du MEQ

Approbation de la programmation des activités nécessitant un changement aux heures d’entrée et de sortie quotidienne des élèves ou un déplacement à l’extérieur des locaux de l’établissement. Ces approbations auront lieu tout au long de l’année scolaire et doivent avoir lieu avant la tenue de l’activité.

Fiche 16 : Activités et sorties éducatives

Adoption ou suivi du budget annuel de l’établissement (budget révisé, allocations spécifiques, mesures décentralisées, etc.). Les règles budgétaires qui découlent du budget déposé par le gouvernement habituellement au mois de mars sont généralement transmises au réseau de l’éducation en juin.

Il y a donc des ajustements à apporter au budget de l’établissement qui aura été adopté à la fin de l’année scolaire précédente et ces ajustements doivent être adoptés par le CÉ.

Processus budgétaire dans un centre de services scolaire
Fiche 23 : Budget annuel de l’établissement

Le Comité de parents tient son assemblée générale annuelle afin d’élire, avant le premier dimanche de novembre, sa présidence (art.190) et aussi désigner, selon ses règles de fonctionnement, les membres de son exécutif. 

L’assemblée générale est aussi un bon moment pour déposer le rapport annuel du CP, les états financiers, le calendrier des rencontres, ainsi que désigner ou entériner les parents membres du CCSEHDAA.

Le RCPAQ peut venir appuyer vos comités de parents et y présenter différents sujets, en octobre nous vous proposons ceux-ci : 

• Appuis pour l’assemblée générale du CP et les élections de l’exécutif.
• ABC de l’engagement parental en éducation 
• Rôles du comité de parents, du CÉ et de l’OPP, du CCSEHDAA  et comité d’utilisateurs des services de garde du RCPAQ

Tout au long de l’année, le CÉ peut constituer des comités afin de l’appuyer dans l’exercice de ses fonctions. Ces comités peuvent répondre à des besoins particuliers de votre école et prendre en charge des travaux qui viendraient monopoliser trop de temps au sein du CÉ. 

Les recommandations de ces comités ne pourront qu’être données au CÉ et doivent rester dans le cadre du mandat de celui-ci.

Fiche 12 : Formation de comités

Le CÉ approuve les règles de conduite et des mesures de sécurité  (souvent nommé «Code de vie») si ces règles et mesures n’ont pas été approuvées au printemps précédent. Elles entrent en vigueur immédiatement, jusqu’en novembre de l’année suivante et doivent être transmises à l’équipe école, aux élèves et à leurs parents.

Fiche 7 : Les règles de conduite et les mesures de sécurité

Après avoir été préparé par son exécutif, le comité de parents adopte son budget de fonctionnement (fourni par le CSS). 

Il n’y a pas de standard ou de règle budgétaire qui vient encadrer la somme octroyée par le CSS au comité de parents. Les montants et le fonctionnement sont négociés localement. 

Suivant le principe qu’un bénévole qui offre volontairement son temps ne devrait pas débourser pour le faire, des sommes devraient être prévues pour dédommager les membres qui assistent aux rencontres, soit des frais de déplacement et de gardiennage d’enfants. Ces sommes devraient être en annexe du budget afin qu’elles soient adoptées et, si nécessaire, modifiées d’année en année.

Toutes les instances de la gouvernance scolaire ont avantage à bien communiquer avec les parents qu’ils représentent. Nous avons préparé des gabarits de Faits saillants qui peuvent être distribués aux parents à la suite d’une rencontre ou une séance. Notez que ce ne sont pas des procès-verbaux et qu’ils n’ont pas à être adoptés par l’instance. Ce ne sont que des façons simples et directes de diffuser des informations qui sont déjà, par principe, publiques.

Nous avons 3 gabarits de Faits saillants : pour le CÉ, l’OPP et le CP.

N’oubliez pas que l’article 193.0.1 de la LIP oblige le CSS à transmettre aux parents tout document que le comité de parents leur adresse.

Décisions au sujet des activités de financement et de l’utilisation du fonds à destination spéciale. 

Bien que ces sujets puissent être abordés en tout temps au cours de l’année, il est important de le faire assez tôt afin que les activités de financement puissent s’organiser correctement. 

Les informations concernant l’état du fonds à destination spéciale sont habituellement communiquées au CÉ lors des suivis périodiques du budget annuel de l’établissement. Notez que si une fondation est présente à l’école, celle-ci est indépendante et ne relève ni du CÉ ni de la LIP. Consultez notre guide à ce sujet pour constater les différences.

Fiche 22 : Fonds à destination spéciale

Le conseil d’établissement est tenu de consulter les élèves sur des sujets en lien avec le fonctionnement de l’école une fois par année (art. 89.2). Avant les vacances d’hiver, c’est un bon moment pour commencer à réfléchir et préparer cette consultation. D’abord, trouver les sujets en collaboration avec les élèves parce que la consultation doit permettre aux élèves de formuler des commentaires sur les sujets de leur choix, mais aussi les objectifs et les moyens de cette consultation. 

Aussi, rien n’empêche de jumeler cette consultation des élèves avec une consultation des parents sur un sujet lié aux services éducatifs.

Fiche 19 : Consultation des élèves
Fiche 18 : Consultations des parents de l’école

Un formulaire Google Form (accès gratuit, un compte Google est nécessaire pour créer un formulaire) est un bon moyen de consulter beaucoup de gens et obtenir des résultats précompilés. Une intelligence artificielle facilement accessible comme ChatGPT peut aussi vous aider à identifier des tendances dans vos résultats lorsqu’ils sont très volumineux.

Le coffre à outils du RCPAQ contient un gabarit de formulaire Google Form.

Le RCPAQ est en mesure de présenter à votre comité de parents l’un de ces thèmes ou un autre, selon vos souhaits et priorités :

• Rencontre pour parents d’élèves HDAA
• Démarches pour le choix d’un projet particulier
• Budget révisé – comment l’analyser

Bilan mi-parcours : discussion des réalisations et défis rencontrés depuis le début de l’année scolaire.

Planification des événements (célébrations, journées thématiques, etc.) pour la deuxième moitié de l’année.

Il est possible que la séance du mois de janvier ne soit pas nécessaire, surtout si vous tenez généralement vos séances en début de mois. Il peut y avoir peu de temps entre le retour des vacances et une séance et peu de sujets à aborder. 

Cependant, ça peut-être une excellente occasion de convoquer les parents pour discuter de sujet qu’on n’a pas eu le temps de discuter dans les séances précédentes ou de prendre le pouls et récolter des idées et commentaires dans différents dossiers moins urgents. 

Ça peut aussi être l’occasion d’inviter des personnes de votre CSS ou des organismes de votre région à venir faire des présentations aux parents.

Certains comités de parents se font consulter par le service de l’organisation scolaire et du transport du CSS sur les horaires d’entrée et de sortie des écoles (pour l’année suivante). Ce n’est pas une consultation obligatoire, mais ce sont des décisions qui peuvent avoir un impact sur la logistique familiale. 

Si votre CP désire être consulté à ce sujet, vous pouvez en faire la demande à la direction générale, notamment en invoquant l’article 192 qui dit que le CP peut donner son avis au CSS sur tout sujet propre à assurer le meilleur fonctionnement possible du CSS.

C’est généralement le temps pour le CÉ d’approuver les propositions préparées par l’équipe école et la direction des modalités de mise en œuvre du régime pédagogique.

Fiche 14A : Application des modalités du régime pédagogique

C’est aussi à ce moment que seront approuvées les mesures qui permettront la mise en œuvre d’un programme pédagogique particulier. Vous pouvez consulter notre guide à cet effet.

Fiche 14B : Programmes d’études (enrichissement et adaptation)
Tableau sur les projets pédagogiques particuliers au Québec

Il est essentiel de faire un rappel général sur l’importance d’inscrire ou réinscrire ses enfants à l’école ainsi que de présenter les critères d’inscription du CSS qui serviront, par exemple, à déterminer les transferts obligatoires en cas de dépassement d’effectif dans une école. 

C’est un des sujets occasionnant le plus de questionnement, d’incompréhension et de mauvaise information chez les parents.

Une consultation de votre comité de parents par le CSS au sujet du calendrier scolaire de l’année suivante devrait avoir lieu autour de cette période.

Il s’agit d’une consultation prescrite par la LIP (art. 192).

Adoption des règles de fonctionnement des services de garde (pour l’an prochain). 

Fiche 10 : Services de garde et règles de fonctionnement

Ce n’est absolument pas une obligation, mais souvent, le choix du fournisseur de service pour la photographie scolaire sera fait en début de printemps, afin de pouvoir réserver une date pour la prise de photo en début de prochaine année scolaire. On peut aussi en profiter pour prévoir une séance pour les finissants de l’année en cours si les parents de l’école le veulent.

Souvent, une ristourne est accordée par le service de photographie sur les ventes faites directement aux parents. Par exemple, ces fonds pourraient être utilisés pour financer des sorties éducatives, acheter du matériel ou organiser des activités à l’école. 

C’est à ce moment-ci de l’année que le CÉ approuve généralement la proposition préparée par l’équipe école et la direction de la grille-matière de l’année suivante (temps alloué pour les matières obligatoires et à option).

Fiche 15 : Temps alloué aux matières

Une consultation de votre comité de parents au sujet du plan triennal de répartition et de destination des immeubles (PTRDI) du CSS est prescrite par la LIP (art. 192). 

Le PTRDI doit permettre de répartir et de destiner chaque immeuble ainsi que de préparer la liste de l’ensemble des établissements du CSS afin de leur délivrer un acte d’établissement conforme aux ordres d’enseignement, aux lieux d’enseignement ainsi qu’à la destination des locaux.

C’est une bonne idée d’inviter une personne de l’administration du CSS pour présenter ce plan et répondre aux questions.

Le conseil d’établissement doit approuver l’utilisation des locaux ou immeubles mis à la disposition de l’école, sous réserve de certaines obligations.

Fiche 21 : Utilisation des locaux et immeubles

Consultation au sujet des manuels scolaires et du matériel didactique pour l’an prochain.

Établissement des principes d’encadrement du coût des documents et approbation de la liste de matériel d’usage personnel et des contributions financières exigées pour du matériel, des activités scolaires,des services offerts dans le cadre d’un projet pédagogique particulier et des services de surveillance du dîner pour l’an prochain.

Fiche 8 : Gratuité scolaire et contributions financières
Guide sur la gratuité scolaire au secteur jeune du RCPAQ
Section sur les frais scolaires du site du MEQ
Aide mémoire du MEQ

Lorsque nécessaire, généralement deux années sur trois,  il y publication par la direction générale d’un avis de désignation et du formulaire de mise en candidature pour les membres parents du CA du CSS.

Le CP révise annuellement le processus de désignation des membres parents et peut demander l’avis de la direction générale sur ses modalités. Nous avons un document qui vous suggère une procédure qui est appliquée telle quelle par certains comités de parents et approuvée par leurs secrétaires généraux.

Le sujet proposé par le RCPAQ pour présenter à vos comités de parents en avril est :

• Processus budgétaire et mesures budgétaires

Le cas échéant, date limite de la transmission des formulaires de mise en candidature au membre du CP qui est désignée responsable du processus de désignation ou, à défaut, au président du CP.

Lorsqu’aucun candidat ne s’est présenté dans un district, un nouvel appel de candidatures est fait par le CP. Ce nouvel appel de candidatures pourrait débuter dès le 2 mai et doit se terminer de manière à permettre une désignation au plus tard le 1er juin.

Analyse de la situation de l’établissement et évaluation du projet éducatif. Publication et transmission de cette évaluation aux parents et aux membres du personnel.

Le conseil approuve les activités éducatives qui demandent une longue préparation en prévision de l’an prochain (sorties, voyages, etc.).

Les sujets que le RCPAQ propose de présenter à vos comités de parents en mai sont :

• Projet éducatif
• Assemblée générale des parents
• Reddition de comptes et rapport annuel

Le cas échéant, désignation des parents membres du CA, selon les modalités établies par le CP.

Le président du CP transmet, dans les plus brefs délais, l’avis au DG en y joignant les formulaires de mise en candidature des parents désignés par le CP.

Le conseil approuve les règles de conduite et des mesures de sécurité (souvent nommé «Code de vie») pour qu’elles soient en vigueur l’année scolaire suivante et qu’on puisse l’insérer dans l’agenda remis aux élèves en début d’année.

Fiche 7 : Les règles de conduite et les mesures de sécurité

Évaluation de l’année et bilan final des activités et projets.

Reddition de compte concernant le budget annuel de fonctionnement du conseil d’établissement au centre de services scolaire. Préparation d’un budget pour l’an prochain. Ce budget sera provisoire puisque les règles budgétaires ne sont généralement pas encore connues à ce moment-ci.

Préparation et adoption du rapport annuel du conseil d’établissement, et transmission au centre de services scolaire.

Préparation de l’AGA pour l’an prochain. Le RCPAQ a un guide et des suggestions qui peuvent vous aider dans cette démarche. 

Au minimum il serait important de déterminer une date pour cette AGA (avant le 30 septembre, art.47) et que la présidence convienne avec la direction du moment où ils se rencontreront pour préparer la convocation et l’assemblée. 

C’est la présidence qui doit convoquer cette assemblée et non pas la direction.

Souvent, la séance de juin d’un comité de parents permet, lors d’une courte séance, de régler les dossiers en suspens qui doivent être réglés avant l’année scolaire suivante. Mais pour plusieurs c’est aussi une occasion de remercier les parents de leur engagement et leur dévouement.

Sortez du contexte habituel, faites la réunion en personne, dans un endroit agréable, ajoutez-y du plaisir: nourriture et boissons, musique, etc., afin de souligner la fin de l’année de façon festive, entre parents qui ont notre système d’éducation à cœur.